Qualogy's Projectleider Mark Tolhuisen bij de gemeente Rotterdam

Geautomatiseerde verwerking Wmo en Jeugdarrangementen levert grote tijdswinst op

Gepubliceerd: Categorie: Nieuwsblog

Qualogy’s Mark Tolhuisen werkt sinds april 2017 als projectleider bij de gemeente Rotterdam. Hij is één van de projectleiders van het programma Doorontwikkeling Informatie Management (DIM). Dit programma vervangt de verschillende frontofficesystemen van de Rotterdamse gemeentelijke loketten door één nieuw frontofficesysteem: GIDSO. Hiermee werken alle loketten straks volgens een uniform proces én wordt er grote administratieve- en tijdswinst geboekt.

Het programma DIM startte begin 2017 met verschillende deelprojecten, waarbij voor de bouw van het nieuwe frontofficesysteem een Europese aanbesteding werd afgerond. Het Enschedese bedrijf Topicus heeft deze aanbesteding gewonnen.

Nieuw beleid

Mark: “Het aanbestedingstraject was net opgestart toen ik bij de gemeente kwam werken. Topicus was toen nog niet gekozen als leverancier van GIDSO. Maar vanaf 1 januari 2018 kreeg de gemeente te maken met nieuw beleid en implementatie van arrangementen voor volwassenen en jeugd. Omdat GIDSO er op 1 januari 2018 nog niet operationeel zou zijn, werd een parallelle ontwikkeling in gang gezet voor de ontwikkeling van een online Arrangementenmodule.

Projectleider Arrangementenmodule

Mark werd de projectleider van het deelproject. Hij vertelt: “De Arrangementenmodule moest live op 1 januari 2018. Alle frontofficelokketten van de gemeente Rotterdam moesten hiermee gaan werken. De module is in december 2017 live gegaan voor Wmo en Jeugdarrangementen. Omdat er direct een XML-koppeling met het backofficesysteem was meegenomen in het project, werd de verwerkingsduur van een Arrangement teruggebracht van 2 weken naar 2 minuten.”

Vervolgopdracht

In 2018 is er een start gemaakt met het inrichten van het nieuwe frontofficesysteem GIDSO. “De Arrangementenmodule werkte goed en is vervolgens met mijn teams in Rotterdam en Den Haag verder uitgebouwd. Op 1 oktober 2018 is de Arrangementenmodule in beheer gebracht bij de afdeling Functioneel Beheer. Er stond een vervolgopdracht klaar: het integreren van de Arrangementenmodule in het nieuwe GIDSO.”

Tekst loopt verder onder de video

Stakeholdermanagement

“Met goed stakeholdermanagement onderhoud ik de relaties met alle belanghebbenden. Binnen de Rotterdamse omgeving zijn er veel belanghebbenden waar rekening mee gehouden moet worden. Het is ook politiek een gevoelig project, met veel beslissingen van hogerhand. Daar houd ik tijdens mijn werk continu rekening mee.”

Politiek en andere vaardigheden

“Naast mijn omgevingssensitiviteit zijn de andere vaardigheden die ik inzet: projectmanagement, communicatie, onderhandelen, plannen, delegeren en – als het echt niet anders kan - escaleren.”

Werkzaamheden

“Als projectleider leg ik in verschillende overleggen verantwoording af over geld, tijd, kwaliteit en risico’s. Er is wekelijks planbordoverleg. Daarnaast zijn er procesgroep-sessies, is er driehoeksoverleg en een maandelijkse stuurgroep-meeting. Ik ben ook de product owner voor mijn teams in Rotterdam, Enschede en Den Haag. Daarvoor bepaal en prioriteer ik de backlog. En tijdens elke sprint geef ik een refinement-, planning- en demosessie.”

Dicht bij de burger

Mark heeft het goed naar zijn zin bij de gemeente Rotterdam. “De locatie is perfect en de werkplekken zijn subliem. Ik heb leuke collega’s en geniet van de hectiek van de business. Het mooiste aan deze opdracht vind ik het maatschappelijke karakter van het project. Je staat dicht bij de burger. Het geeft voldoening om iets te doen dat je vervolgens ook in werking ziet.”

Terug bij een oude bekende

Mark: “Tien jaar geleden heb ik eerder voor de gemeente Rotterdam aan een opdracht gewerkt, bij de afdeling publieke zaken. Dat was een project waarvoor heel veel digitale formulieren zijn ontworpen, gebouwd, getest en geïmplementeerd. Rotterdammers kunnen – nog steeds - met deze formulieren zelf hun zaken regelen, zoals een verhuizing, de hondenbelasting of een parkeervergunning. Ik ben er trots op dat deze formulieren nog steeds worden gebruikt.”

Team Communication
Over auteur Team Communication

Bij Qualogy ontwikkelen we samen met onze klanten vooruitstrevende oplossingen die ervoor zorgen dat zij beter kunnen presteren. Van idee en implementatie tot gebruik en beheer. We combineren standaard software en bewezen toepassingen met de nieuwste technologieën.

Meer posts van Team Communication
Reacties
Reactie plaatsen