Achtergrond en uitdagingen

De oude situatie zorgde voor veel frustratie en financiële risico’s. Declaraties werden handmatig verwerkt door externe partijen, zonder dat de stichting inzage kreeg in de details. Hierdoor liep de organisatie geld mis en ontbrak er grip op de administratie.

Daarnaast werd er gewerkt met meerdere partijen zoals ZorgApp, FM Zorg en Vecozo-koppelingen, die geen geïntegreerd geheel vormden. Het declaratieproces was traag, foutgevoelig en inefficiënt.

De grootste wens van Stichting Lotus: één systeem waarin alles inzichtelijk en geautomatiseerd wordt, met zo min mogelijk ruimte voor menselijke fouten.

De oplossing

Qualogy ontwikkelde een volledig nieuwe Mendix-applicatie met een directe koppeling naar Vecozo. De oplossing automatiseerde het volledige declaratieproces:

• Automatische reacties op Vecozo-berichten (accepteren, starten, stoppen van toewijzingen).
• Controle op declaratielimieten per klant.
• Automatische verwerking van responses en verrekening met maandtotalen.
• Dynamische import- en exportfunctionaliteiten die naadloos aansluiten op de oude applicatie.

Door deze integratie is het declaratieproces veel minder foutgevoelig geworden. Eén foutje in een declaratie kon voorheen leiden tot volledige afkeuring, maar dat risico is nu sterk geminimaliseerd.

Implementatie en proces

Het project werd in twee fasen uitgevoerd:

1. Het herbouwen en versnellen van de oude applicatie.
2. De implementatie en testfase van de Vecozo-koppeling.

De samenwerking verliep soepel dankzij korte lijnen en frequente demo’s om de voortgang te delen. Qualogy toonde zich flexibel en betrokken – zelfs buiten werktijd bij noodgevallen.
Een belangrijke uitdaging was de complexiteit van Vecozo: de documentatie was beperkt en de juiste contactpersonen lastig te vinden. Uiteindelijk wist Qualogy via het Ketenbureau i-Sociaal Domein de benodigde expertise en ondersteuning te vinden, waardoor de koppeling succesvol gerealiseerd kon worden.
Uit de klantevaluatie blijkt hoe tevreden Stichting Lotus is over de samenwerking:

“Jimmy is een betrouwbare en technisch sterke persoon die onze vragen snel begrijpt en deze op een duidelijke en oplossingsgerichte manier oppakt.” -Klantevaluatie Stichting Lotus.

Resultaten en impact

De nieuwe Mendix-applicatie levert Stichting Lotus Thuisondersteuning tastbare voordelen op:

• Efficiëntie: alle processen vanuit één centraal systeem.
• Tijdsbesparing: minder handmatig werk en sneller declareren.
• Betrouwbaarheid: aanzienlijk minder foutgevoelig door automatische controles.
• Kostenbesparing: geen kosten meer per declaratie en meer grip op inkomsten.
• Gebruiksgemak: overzichtelijke omgeving met eenvoudige Excel-workflows en duidelijke interfaces.

De directie ervaart de nieuwe applicatie als een enorme stap vooruit: het declaratieproces verloopt sneller, foutloos en volledig in eigen beheer – waardoor zij eindelijk weer de regie hebben over hun administratie.

Voor Qualogy vormt dit project bovendien een belangrijke basis om de ontwikkelde Vecozo-koppeling verder uit te breiden en generiek toepasbaar te maken, zodat in de toekomst ook andere zorgaanbieders van deze oplossing kunnen profiteren.

Het project toont aan hoe Mendix en Qualogy samen zorgorganisaties toekomstbestendig maken. Door technische expertise te combineren met nauwe samenwerking heeft Stichting Lotus Thuisondersteuning nu een snelle, betrouwbare en geïntegreerde applicatie die volledig aansluit op hun dagelijkse praktijk.

Kernboodschap:
Met Mendix als platform en Qualogy als partner investeer je niet alleen in technologie, maar ook in een betrokken team dat zich inzet voor jouw succes. Je kiest niet alleen voor Mendix als platform en Qualogy als leverancier, maar ook voor de waardevolle contacten die Qualogy in dit intensieve proces heeft opgebouwd.

👉 Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.